A Tous Vents

Bonjour tout le monde,

Actuellement, je suis en train d'organiser un séminaire pour la société dans laquelle je travaille. LE fait est que je ne m'y connait pas spécialement et j'aurais besoin de quelques conseils pour choisir la bonne salle.
Pour info, nous attendons environ 50 participants et l'événement durera deux jours pendant lesquels il me faut prévoir les repas en plus.

Il y a tellement de facteurs à prendre en compte que je dois avouer être un peu perdu. Est-ce que vous pourriez m'aider à comprendre quelles sont les choses importantes à considérer ? Par exemple, en termes d'espace, d'équipements, de restauration, de localisation, d'accès...

Merci d'avance pour votre aide.

Bonjour César,

Je vois que tu es un peu embrouillé avec tout ça. Pas de panique, Je suis là pour t'aider! Je sais ce que c'est que d'organiser un séminaire et je sais également que cela peut sembler écrasant. Mais si tu réfléchis et respire bien, il te faut simplement faire attention à quelques points clés. Ces derniers sont les suivants:

• Emplacement : Pour commencer, il te faut choisir un lieu facile d'accès, proche des grandes routes mais pas trop embourbé dans la circulation urbaine, surtout pas si les horaires de pointes peuvent causer un soucis. Tu dois à tout prix que tes invités se perdent en essayant de trouver l'endroit ou soit de mauvais humeur en arrivant à cause du trafic.
  
  Services : La plupart des salles de séminaires proposent une multitude de services en plus de la location de la salle elle-même. Ils peuvent à la fois préparer tout le mobilier, fournir du matériel de projection et des fournitures d'écriture, voire même offrir de l'eau pour toute la durée du séminaire. Fais donc bine attention aux services annexes qui te sont proposés et si ces derniers sont inclus dans le prix de base ou non.
  
  Stationnement : L'un des points les plus importants! Il faut absolument que l'endroit dispose d'un parking privé au risque de voir tes invités perdre des heures à chercher une place où se garer
  
  Catering : Pour faire d'une pierre deux coups, sache que certains lieux proposent des services de restauration, des pauses café, des cocktails, et même des repas complets. C'est quelque chose à considérer, surtout si ton séminaire dure plusieurs jours et plusieurs heures par jour.
  
  Technologie : Ne sous-estime pas l'importance d'un bon système audio et vidéo. S'assurer que le lieu dispose d'écrans et d'un système de son de qualité peut faire une grande différence dans la présentation et la participation.
  
  Disposition de la salle : Enfin, pense à la disposition de la salle. Tu peux choisir une disposition en théâtre pour une conférence, une disposition en U pour favoriser les échanges, une disposition en îlots pour travailler en commissions, ou encore une disposition en bancs d'école si tu veux conserver une dimension théâtrale mais avec la possibilité pour les participants de prendre des notes.

J'espère que ça t'aide un peu à y voir plus clair. Si tu es toujours un peu perdu, je peux te conseiller de lire cet article qui donne des astuces pour bien choisir sa salle de séminaire pour une location en Belgique.

Bon weekend à toi!